"Siempre lo hemos hecho así" no es una política de tesorería

En la mayoría de las empresas medianas, la tesorería no se rige por una política sino por una costumbre. Las reglas existen, pero viven en la cabeza de dos o tres personas: el director de finanzas decide cuándo convertir los dólares, el dueño autoriza los pagos grandes, "siempre hemos trabajado con ese banco". Funciona mientras esas personas sigan ahí y el entorno no se mueva demasiado. Deja de funcionar exactamente cuando más se necesita: cuando el peso pierde 1 por ciento en una mañana, como ocurrió el 14 de septiembre; cuando el director de finanzas renuncia; cuando el auditor, el consejo o un cliente corporativo preguntan por qué se tomó una decisión y la respuesta empieza con "normalmente".

Conviene precisar qué es una política de tesorería, porque la palabra intimida. No es un manual de procedimientos ni un documento de cien páginas. Es el conjunto de reglas que define, antes de que ocurra la situación, qué hace la empresa, quién lo decide, dentro de qué límites y cómo se verifica. Su función no es restar flexibilidad; es permitir delegar con confianza y evaluar cada decisión por su proceso, no por un resultado que nadie controla.

Seis decisiones sin reglas

Caja. ¿Cuál es el saldo mínimo que la empresa debe mantener y a partir de qué nivel el efectivo es excedente? Sin esa definición conviven dos errores: saldos ociosos que no generan nada y disposiciones de la línea de crédito para cubrir baches que el propio efectivo habría cubierto. Un importador de maquinaria mantenía 1.5 millones de dólares "por si acaso" mientras pagaba intereses en pesos por su capital de trabajo. Nadie lo había decidido; simplemente nadie había decidido lo contrario.

Divisas. Es el ámbito donde la ausencia de política sale más cara. Sin reglas sobre qué porcentaje de la exposición se cubre, con qué instrumentos y con qué autorización, cada decisión cambiaria se toma por intuición: "esperemos a que baje", "ahora no conviene". Esperar es una posición especulativa tomada por omisión. Y cuando el mercado se mueve en contra, la conversación no es sobre la política sino sobre la persona.

Bancos. Las relaciones bancarias suelen heredarse. Sin criterios de selección, límites de concentración ni revisión periódica de comisiones y diferenciales, la empresa paga por inercia y concentra riesgo sin saberlo. El token en el cajón de una sola persona es la expresión física de esta ausencia.

Inversiones. Dos extremos igual de frecuentes: excedentes que duermen meses en cuenta de cheques, o alguien que los coloca en un instrumento no aprobado. Una política define los instrumentos elegibles, los plazos máximos, las contrapartes aceptables y quién puede instruir la operación.

Pagos. Sin una matriz de autorización por monto, la misma persona puede dar de alta un beneficiario, capturar el pago y liberarlo. Es el escenario ideal para el fraude por suplantación de proveedor y lo primero que revisa cualquier auditor.

Riesgos. Rara vez existe un inventario de los riesgos financieros de la empresa (cambiario, de liquidez, de contraparte, operativo) con un responsable y un límite para cada uno. Lo que no tiene dueño no se reporta, y lo que no se reporta se descubre cuando ya costó dinero.

Por qué no se escribe

No es negligencia. Las empresas medianas crecieron con decisiones rápidas del fundador o del director de finanzas, y esa velocidad fue una ventaja. La política suena a corporativo, a burocracia, a perder agilidad. Y hay un temor más íntimo: escribir la regla obliga a rendir cuentas frente a ella. La alternativa, sin embargo, es peor. Sin regla, cada decisión se juzga en retrospectiva, con el tipo de cambio ya conocido, y quien decidió queda expuesto tanto si actuó como si no.

Lo mínimo que debe existir

Una política de tesorería para una empresa mediana cabe en seis u ocho páginas y debe aprobarla la dirección o el consejo. Para cada uno de los seis ámbitos define cuatro cosas: la regla, el responsable, el límite y la evidencia. Incluye un proceso de excepciones (qué ocurre cuando hay que apartarse de la regla y quién lo autoriza) y un reporte periódico con los indicadores que muestran si se cumple. Se revisa una vez al año o cuando cambia el negocio.

Esqueleto mínimo de una política de tesorería

Los valores son ilustrativos; cada empresa calibra umbrales y responsables según su tamaño, estacionalidad y estructura de decisión.

La política que se cumple sola

Un documento no cambia el comportamiento; lo cambia la infraestructura que lo hace cumplir. Una política de pagos vale poco si el portal del banco permite que una sola persona lo haga todo; una política cambiaria vale poco si cubrir exige tres llamadas y un monto mínimo que la empresa no alcanza. Por eso diseñamos EFEX para que la política viva en la operación: roles y permisos por usuario, flujos de autorización por monto, saldos multidivisa consolidados en una sola vista, coberturas cambiarias hasta 180 días mediante contrapartes reguladas, rendimiento sobre saldos en dólares y un registro de cada operación que sirve como evidencia ante el auditor, bajo regulación de la CNBV en México y licencias en Estados Unidos.

Una política de tesorería no evita que el peso se mueva ni que un banco falle. Define, por adelantado, qué hará la empresa cuando eso ocurra y quién responderá por ello. La diferencia entre tenerla y no tenerla se nota exactamente el día que más importa.